������������������������������������������������������������������������l������������������������������������������������������������������������nky    Vysvtlen zadvac dokumentace

Vysvětlení zadávací dokumentace

Podle ustanovení § 98 ZZVZ může zadavatel vysvětlit zadávací dokumentaci, pokud vysvětlení zadávací dokumentace s případnými souvisejícími dokumenty uveřejní na profilu zadavatele, a to buď z vlastního podnětu, nebo na základě žádosti některého z dodavatelů. Vysvětlení zadávací dokumentace je v současné době standardní proces, kdy dodavatelé požadují u většiny zadávaných veřejných zakázek vysvětlení, doplnění či upřesnění zadávacích podmínek. Zejména u veřejných zakázek na stavební práce jsou dotazy či žádosti dodavatelů směřovány k soupisům stavebních prací, dodávek či služeb a často právě na základě položených dotazů dochází ke zpřesnění předaných podkladů. Při tomto vysvětlování či upřesňování zadávací dokumentace mohou nastat určité situace, jejichž řešení není zcela jasné a jednoznačné.

Lhůta pro podání žádosti či pro uveřejnění vysvětlení zadávací dokumentace

Zákonné vymezení lhůt, ve kterých jsou dodavatelé oprávnění podávat žádost o vysvětlení ZD, resp. kdy je jejich žádost podána včas je v zákoně dosti složitě popsáno, ale dá se z něj dovodit, že u nadlimitních veřejných zakázek musí být žádost o vysvětlení doručena zadavateli nejpozději 8 pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek a v případě podlimitních veřejných zakázek nejméně 7 pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek, aby byla doručena včas. Na takovou žádost musí zadavatel reagovat poskytnutím požadovaného vysvětlení zadávací dokumentace a musí jej uveřejnit na profilu zadavatele nejpozději do 3 pracovních dnů ode dne obdržení takové žádosti.

Pokud není žádost o vysvětlení doručena včas, nemusí zadavatel na takovou žádost vysvětlení zadávací dokumentace poskytovat. Zadavatel by však měl zvážit, nakolik je pozdně požadované vysvětlení podstatné a pokud na ně přece jen hodlá reagovat, nemusí dodržet výše popsanou lhůtu pro uveřejnění vysvětlení. To je sice pěkné, ale jakékoliv poskytnuté vysvětlení (nejde-li o pouhé objasnění stávajících zadávacích podmínek) může či má mít vliv na zpracování nabídek, a byť to není ze zákona povinností zadavatele, vždy by měl zadavatel zvážit, zda poskytnuté vysvětlení nemá byť jen teoretický dopad na zpracování nabídky a podle toho případně prodloužit lhůtu pro podání nabídek, i když žádost nebyla doručena včas.

Některé žádosti o vysvětlení zadávací dokumentace (zejména dotazy k projektové dokumentaci i soupisům stavebních prací) jsou obsahově rozsáhlé a není v možnostech ani znalostech zadavatele, aby zpracoval odpovědi k dotazům ve stanovené třídenní lhůtě. Potřebuje určitou součinnost zpracovatele projektové dokumentace a jeho odborné stanovisko k technickým dotazům dodavatelů, což může trvat i několik dnů. V takovém případě je vhodné, pokud zadavatel, obdrží-li takto rozsáhlé dotazy, poskytne vysvětlení ZD v obecné rovině a upozorní dodavatele na možnou prodlevu s tím, že je současně upozorní na zákonnou povinnost zadavatele tj., že prodlouží lhůtu pro podání nabídek nejméně o tolik pracovních dnů, o kolik přesáhla doba od doručení žádosti o vysvětlení zadávací dokumentace do uveřejnění vysvětlení 3 pracovní dny (viz § 98 odstavec 4 ZZVZ).

Prodloužení lhůty pro podání nabídek v souvislosti se změnou či doplněním zadávací dokumentace

Zadavateli v souvislosti se změnou zadávací dokumentace (vysvětlení zadávací dokumentace zhusta přináší i změnu či doplnění zadávací dokumentace) vzniká zákonná povinnost dle § 99 odstavec 2 ZZVZ v tom smyslu, že pokud to povaha doplnění nebo změny zadávací dokumentace vyžaduje, zadavatel musí současně přiměřeně prodloužit lhůtu pro podání nabídek. V případě takové změny nebo doplnění zadávací dokumentace, která může rozšířit okruh možných účastníků zadávacího řízení, prodlouží zadavatel lhůtu tak, aby od odeslání změny nebo doplnění zadávací dokumentace činila nejméně celou svoji původní délku.

Tato povinnost je zadavateli většinou vnímána dosti negativně, protože většina zadavatelů zahajuje zadávací řízení na poslední chvíli a předpokládá bezproblémový průběh zadávacího řízení a několikeré prodloužení lhůty pro podání nabídek hatí časovou představu zadavatele. Přesto nezbývá, než aby zadavatel v zájmu své právní jistoty vždy s jakoukoliv změnou či doplněním zadávací dokumentace přiměřeně prodloužil lhůtu pro podání nabídek. Nesplnění této zákonné povinnosti zadavatele může mít fatální důsledky při následných kontrolách. Přitom i změna počtu měrných jednotek v soupisu stavebních prací u jedné položky je změnou zadávací dokumentace, stehně jako doplnění či vypuštění položky ze soupisu apod. Je tedy na zadavateli, aby zvážil časovou náročnost na zapracování poskytnuté změny či nové informace do nabídek dodavatelů a lhůtu pro podání nabídek přiměřeně prodloužil. O přiměřeném prodloužení se dá sice diskutovat, ale prodloužení lhůty pro podání nabídek o jeden den, jak se často děje, zcela jistě přiměřené není, protože nelze vyloučit, že některý dodavatel má nabídku zpracovánu a bude muset po provedení avizované změny vše (zejména cenovou část) zpracovat opětovně a připravit k podání, což mu zabere více jak jeden den. Zadavatel by měl být schopen odůvodnit prodloužení lhůty pro podání nabídek právě z hlediska jeho přiměřenosti v návaznosti na provedené změny.

Je celkem logické, že změny zadávací dokumentace v části týkající se kvalifikace dodavatelů (ať již zpřísnění či rozvolnění požadavků na kvalifikaci dodavatele) jsou změnami, které ovlivňují okruh možných účastníků zadávacího řízení, a v takovém případě je nutné prodlužovat lhůtu pro podání nabídek o celou její původní délku (tedy nikoliv o zákonné minimum délky této lhůty, ale tak úsek, aby ode dne uveřejnění popsané změny činila stejný počet dnů, jako na počátku zadávacího řízení).

Způsob uveřejňování vysvětlení či změn zadávací dokumentace

Zadavatel uveřejňuje vysvětlení či změny zadávací dokumentace na profilu zadavatele. Takový postup je již zažitý a nečiní víceméně žádný problém. Zadavatel opíše položený dotaz nebo žádost k zadávací dokumentaci bez identifikace tazatele a k němu připojí svoji odpověď nebo vysvětlení. Nic zadavateli nebrání, aby dotazy od více dodavatelů spojil do jednoho vysvětlení, pokud tím nepromešká lhůtu na poskytnutí vysvětlení (viz výše). Situace se však mírně komplikuje, pokud změna zadávací dokumentace vyvolá i změnu lhůty pro podání nabídek. Ve zjednodušeném podlimitním řízení jsou všechny tyto informace uveřejněny pouze na profilu zadavatele, takže v tomto druhu zadávacího řízení ke komplikacím nedochází. U podlimitních veřejných zakázek zadávaných v některém druhu zadávacího řízení platných pro nadlimitní veřejné zakázky a u nadlimitních zadávacích řízení je v souvislosti s prodloužením lhůty pro podání nabídek potřebné vzít do úvahy i to, že tato zadávací řízení jsou zahájena uveřejněním příslušných formulářů ve Věstníku veřejných zakázek a případně i v Úředním věstníku Evropské unie. Podle § 212 odstavce 7 a 8 ZZVZ pak platí, že jde-li o nadlimitní veřejné zakázky, nesmí být formulář uveřejněn ve Věstníku veřejných zakázek nebo na profilu zadavatele před uveřejněním v Úředním věstníku Evropské unie a ve Věstníku veřejných zakázek nesmí být uveřejněny jakékoliv údaje odlišné od údajů, které jsou obsaženy ve formulářích odeslaných k uveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie, nebo uveřejněných na profilu zadavatele. Protože změna lhůty pro podání nabídek je změnou, která vyvolává nutnost uveřejnit opravný formulář (CZ04 nebo F14), vzniká otázka, zda by nejprve neměla být uveřejněna změna lhůty pro podání nabídek ve Věstníku veřejných zakázek a v den jejího uveřejnění teprve na profilu zadavatele, aby nedošlo k rozporu mezi údaji na profilu zadavatele ve Věstníku veřejných zakázek, byť tento rozpor by byl toliko dočasný. Obdobně to pak platí i pro uveřejňování opravného formuláře v Úředním věstníku Evropské unie. Pokud by výše uvedená úvaha byla správná, pak by provozní podmínky Věstníku Veřejných zakázek (návazně i podmínky TED) významně komplikovaly dodržení lhůty pro uveřejnění vysvětlení zadávací dokumentace, pokud by byla současně prodlužována lhůta pro podání nabídek. Proto je nezbytné důsledně rozlišovat mezi vysvětlením zadávací dokumentace, kdy zadavatel pouze vysvětluje existující zadávací podmínku a nic nemění a nedoplňuje a tedy ani nemění lhůtu pro podání nabídek a mezi změnou zadávací dokumentace, která je prodloužením lhůty provázena.

Změna zadávací dokumentace

Pro změnu zadávací dokumentace (§ 99 ZZVZ) nemá zákon žádné lhůty, protože v souvislosti se změnou zadávací dokumentace platí jednak povinnost uveřejnit ji shodným způsobem, jako byla uveřejněna podmínka, která je měněna a jednak povinnost zadavatele současně prodloužit lhůtu pro podání nabídek, pokud to povaha změny vyžaduje. Jestliže tedy dodavatel požádá o vysvětlení zadávací dokumentace a požadavek dodavatele vyvolá změnu zadávacích podmínek (např. změnu v soupisu stavebních prací, dodávek či služeb), pak na žádost o vysvětlení zadavatel reagovat musí, ale postačí, pokud v zákonné lhůtě sdělí dodavatelům, že předpokládá změnu zadávacích podmínek, kterou dodatečně uveřejní a současně prodlouží lhůtu pro podání nabídek. Poté již zadavatel může, má-li odpovědi na dotazy připravené ve spolupráci se zpracovatelem projektové dokumentace nejprve objednat změnu lhůty pro podání nabídek v oznámení o zahájení zadávacího řízení ve Věstníku veřejných zakázek a ve chvíli, kdy je opravný formulář uveřejněn, uveřejnit shodnou změnu na profilu zadavatele včetně dotazu dodavatele a odpovědi (upřesnění) zadavatele. Takovým postupem bude zajištěno i splnění podmínky dle § 212 odstavec 8 ZZVZ. Je však nezbytné, aby zadavatel pečlivě zvažoval svůj postup, zejména ke konci lhůty pro podání nabídek, protože prodloužit lhůtu pro podání nabídek lze jen do doby, než uplyne. Lze si představit i variantu, kdy zadavatel nejprve uveřejní odpovědi na žádosti dodavatelů na profilu zadavatele a současně objedná i uveřejnění opravného formuláře ve Věstníku veřejných zakázek, v němž opraví (prodlouží) lhůtu pro podání nabídek a následně na profilu uveřejní změnu zadávacích podmínek, tedy změnu lhůty pro podání nabídek souladně s uveřejněným formulářem. Uveřejnit změnu ZD na profilu zadavatele i se změnou lhůty pro podání nabídek a současně objednat uveřejnění změnového formuláře znamená, že v jedné, byť krátké době budou uveřejněny odlišné informace na profilu zadavatele a ve Věstníku veřejných zakázek, což ZZVZ v ustanovení § 212 odstavec 8 zapovídá.

Evidence žádostí o vysvětlení zadávací dokumentace

Protože další ze zákonných povinností zadavatele je zabezpečení transparentnosti zadávacího řízení, měl by vždy v archivní dokumentaci o průběhu zadávacího řízení evidovat všechny doručené žádosti o vysvětlení zadávací dokumentace a k nim náležející odpovědi zadavatele. Nyní, po 18. 10. 2018, kdy je písemná komunikace mezi zadavatelem a dodavatelem vedena výhradně elektronicky, je taková evidence složitější, protože dodavatelé mohou žádosti o vysvětlení zadávací dokumentace zasílat zadavateli prostřednictvím elektronické pošty, prostřednictvím datových schránek či prostřednictvím elektronického nástroje. Všechny tyto potencionální zdroje by měl zadavatel sledovat, aby podané žádosti mohl včas identifikovat a zajistit na ně odpovídající odpovědi.

Závěr

Vysvětlení a zejména změny zadávací dokumentace celý zadávací proces komplikují a je věcí zadavatele, aby riziko dotazů dodavatelů minimalizoval pečlivou přípravou zadávací dokumentace. U většiny veřejných zakázek na stavební práce je kontrola zpracované projektové dokumentace a soupisů nad možnosti a znalosti zadavatele a je nutné si její řádné vyhotovení smluvně zabezpečit, včetně povinností zpracovatele poskytovat součinnost při řešení dotazů dodavatelů a včetně odpovídajících sankcí za případné neplnění. Důležitým prvkem je i včasné zahájení zadávacího řízení, aby měl zadavatel i určitý časový prostor pro případnou změnu lhůty pro podání nabídek.